Import und Export

Newsletter → Abonnenten → CSV-Import beziehungsweise CSV-Export

Beide arbeiten mit einer CSV-Datei. Das Trennzeichen stellen Sie unter Allgemein ein; ab Werk ist es das Semikolon, weil Excel in deutscher Einstellung das erwartet.

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Export

Ein Klick, und Sie bekommen eine Datei wpng-abonnenten-<Datum>.csv mit allen Abonnenten — nicht nur der angezeigten Seite und nicht nur dem gerade gesetzten Filter.

Die Spalten:

Spalte
id	Die Nummer des Abonnenten
cdate	Wann die Anmeldung einging
title, vname, name	Anrede, Vorname, Nachname
email
strasse, plz, ort
status	0 inaktiv · 1 wartet auf Bestätigung · 2 aktiv
optin_time	Wann bestätigt wurde
groups	Die Kennungen der Gruppen, mit Komma getrennt
uf_<Nummer>	je Abonnentenvariable eine Spalte

Warum manche Felder mit einem Apostroph beginnen

Excel und LibreOffice rechnen ein Feld aus, das mit =, +, - oder @ anfängt — auch aus einer CSV-Datei. In der Abonnentenliste stehen Namen aus einem Formular Ihrer Website, also Fremdeingaben. Ein Vorname =HYPERLINK("http://boese.test","Wichtig") wäre in Ihrer Tabelle ein Link, den Sie selbst gebaut zu haben glauben.

Deshalb stellt der Export einen Apostroph voran. Beim Import nimmt das Plugin ihn wieder weg: Was exportiert und wieder eingelesen wird, kommt unverändert zurück.

Zahlen bleiben unberührt. Eine Telefonnummer +49 170 … bekommt den Apostroph — sie ist für Excel schon heute eine Formel und stünde sonst als #NAME? in der Zelle.

Der Export enthält keine Newsletter. Er enthält Adressen. Für eine vollständige Sicherung brauchen Sie ein Backup der Datenbank.

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Import

Die Datei

Eine CSV-Datei mit einer Kopfzeile. Die Kopfzeile entscheidet, welche Spalte wohin geht; die Reihenfolge ist egal, und unbekannte Spalten werden übergangen.

Erkannt werden: id, title, vname, name, email, strasse, plz, ort, status, optin_time, groups und uf_<Nummer>.

email ist die einzige Pflichtspalte. Eine Zeile ohne sie wird übersprungen.

email;vname;name;title;status;groups
anke.brandt@post.test;Anke;Brandt;Frau;2;1,3
jens.kern@mail.test;Jens;Kern;Herr;2;1

Beispieldatei herunterladen — drei Zeilen mit allen Spalten, UTF-8, Semikolon als Trennzeichen.

Eine leere Spalte ist etwas anderes als eine fehlende. Eine Spalte, die Sie nicht brauchen, lassen Sie ganz weg. Schreiben Sie optin_time in die Kopfzeile und das Feld darunter leer, weist eine streng eingestellte Datenbank die Zeile zurück.

Der einfachste Weg zur richtigen Datei

Exportieren Sie zuerst. Die Datei, die dabei herauskommt, hat genau die Kopfzeile, die der Import erwartet — ändern Sie sie und spielen Sie sie zurück.

Die Spalte cdate ist dabei die einzige, die der Import nicht auswertet: Der Anmeldezeitpunkt eines neuen Eintrags ist der des Imports.

Bestehende E-Mail-Adressen

Überschreiben	Ein vorhandener Eintrag mit derselben Adresse wird aktualisiert
Ignorieren	Die Zeile wird übersprungen, der vorhandene Eintrag bleibt

Verglichen wird Groß- und Kleinschreibung genau: Anke@post.test und anke@post.test gelten als zwei verschiedene Adressen.

Zielgruppen

Wahl	Was geschieht
Kommagetrennt in Spalte „groups"	Die Gruppen aus der Datei. Bisherige Zuordnungen des Abonnenten werden ersetzt
Manuell angeben	Die unten gewählten Gruppen. Bisherige werden ersetzt
Manuell angeben (Gruppen ergänzen)	Die unten gewählten Gruppen kommen dazu, bisherige bleiben

Zwei der drei Wege ersetzen

Nur „Gruppen ergänzen" lässt vorhandene Zuordnungen stehen. Bei den anderen beiden verliert ein Abonnent, der in drei Gruppen stand, zwei davon, wenn die Datei nur eine nennt.

In der Spalte groups stehen Kennungen, keine Namen — eine Zahl, die zu keiner Gruppe passt, fällt weg.

Der Status

Steht die Spalte status nicht in der Datei, bekommen neue Abonnenten den Wert 0 — also Inaktiv. Sie bekommen dann keinen Newsletter.

Das ist die häufigste Überraschung beim Import. Setzen Sie status auf 2, wenn die Adressen bestätigt sind — und nur dann.

Ein Import ist keine Einwilligung

Für jede importierte Adresse brauchen Sie einen Nachweis, dass diese Person in den Empfang eingewilligt hat. Der Import schreibt kein Einwilligungsprotokoll: Das Plugin weiß nicht, worin eingewilligt wurde und wann.

Heben Sie den Nachweis aus dem alten System auf — Export der Anmeldedaten, Datum, Wortlaut. Näheres unter Die Einwilligung.

Wenn Sie keinen Nachweis haben, ist der ehrliche Weg, die Liste mit status=1 zu importieren und über die Massenaktion Opt-in-Mail erneut versenden um Bestätigung zu bitten. Sie verlieren dabei Adressen — aber die, die bleiben, sind belastbar.

Nach dem Import

Es erscheint eine Meldung wie „327 Abonnenten wurden importiert." und „12 Abonnenten wurden aktualisiert."

Sehen Sie danach nach:

1. Unzugewiesene in der Abonnentenliste — wenn dort plötzlich viele stehen, ist die Gruppenzuordnung nicht angekommen.
2. Der Statusfilter — wenn alles unter Inaktiv steht, fehlte die Spalte status.

Wenn der Import nichts tut

Meldung	Ursache
„Bitte geben Sie eine CSV-Datei an!"	Die Datei heißt nicht .csv, oder sie war zu groß für den Upload
„CSV-Datei konnte nicht geladen werden!"	Die Datei ist leer oder das Trennzeichen passt nicht — prüfen Sie Allgemein
„Es wurden keine Abonnenten importiert oder aktualisiert."	Keine email-Spalte, oder alle Adressen waren vorhanden und Ignorieren war eingestellt

Zeichensatz. Speichern Sie die Datei als UTF-8. Excel bietet dafür „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)". Mit der falschen Kodierung kommen Umlaute als ä in der Datenbank an — und das lässt sich hinterher nur von Hand geradeziehen.

Erst mit fünf Zeilen probieren

Legen Sie eine Datei mit fünf Adressen an und importieren Sie die zuerst. Sehen Sie in der Liste nach, ob Umlaute, Gruppen und Status stimmen. Dann erst die ganze Datei.

Und legen Sie vorher eine Sicherung der Datenbank an. Ein Import lässt sich nicht zurücknehmen.