Abonnenten aus einem anderen System übernehmen¶

Aus einem anderen Newsletter-Werkzeug, aus einer Tabelle, aus einem Shopsystem. Der technische Teil ist in zwanzig Minuten erledigt. Der wichtigere Teil ist die Frage davor.

Zuerst: die Einwilligung¶

Der Import schreibt kein Einwilligungsprotokoll. Das Plugin weiß nicht, worin eingewilligt wurde und wann — es kann es nicht wissen.

Für jede importierte Adresse brauchen Sie einen Nachweis, dass diese Person in den Empfang eingewilligt hat. Klären Sie das vor dem Import:

Woher die Liste kommt	Was Sie brauchen
Aus einem anderen Newsletter-Werkzeug mit Double-Opt-in	Den Export der Anmeldedaten mit Datum. Heben Sie ihn auf
Aus einem Shopsystem, mit Haken „Newsletter" bei der Bestellung	Das Bestelldatum und den Wortlaut des Hakens von damals
Aus einer Tabelle, gewachsen über Jahre	Wahrscheinlich nichts. Lesen Sie unten weiter
Gekauft oder „gesammelt"	Keine Grundlage. Nicht importieren

Wenn Sie keinen Nachweis haben

Der ehrliche Weg ist, die Liste mit Status 1 (wartet auf Bestätigung) zu importieren und über die Massenaktion Opt-in-Mail erneut versenden um Bestätigung zu bitten.

Sie verlieren dabei Adressen — oft die Hälfte. Die, die bleiben, sind belastbar, und Ihre Zustellbarkeit wird besser statt schlechter: Eine Liste, die zur Hälfte aus Leuten besteht, die sich nicht erinnern, bringt Spam-Meldungen.

Rechtsberatung ist das nicht. Aber es ist der Weg, bei dem Sie hinterher ruhig schlafen.

Heben Sie den Nachweis auf, auch wenn er nicht ins Plugin wandert. Ein Ordner mit dem Export des alten Systems und einem Datum genügt.

Die Datei vorbereiten¶

Der einfachste Weg zur richtigen Kopfzeile¶

Exportieren Sie zuerst. Newsletter → Abonnenten → CSV-Export liefert eine Datei mit genau der Kopfzeile, die der Import erwartet. Ersetzen Sie die Zeilen darunter durch Ihre Daten.

Die Spalten¶

Spalte
`email`	Pflicht
`title`	Anrede, also „Herr" oder „Frau" — der Text, wie er im Formular steht
`vname`, `name`	Vor- und Nachname
`strasse`, `plz`, `ort`	Selten nötig
`status`	`0` inaktiv · `1` wartet auf Bestätigung · `2` aktiv
`optin_time`	Zeitpunkt der Bestätigung, `JJJJ-MM-TT HH:MM:SS`
`groups`	Kennungen der Gruppen, mit Komma
`uf_<Nummer>`	je Abonnentenvariable

email;title;vname;name;status;optin_time;groups
anke.brandt@post.test;Frau;Anke;Brandt;2;2024-03-14 10:22:01;1,3
jens.kern@mail.test;Herr;Jens;Kern;2;2024-05-02 08:11:47;1

Drei Fallen, alle drei häufig

Der Zeichensatz. Speichern Sie als UTF-8. Excel bietet dafür „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)". Mit der falschen Kodierung kommen Umlaute als Ã¤ in der Datenbank an, und das lässt sich hinterher nur von Hand geradeziehen.

Das Trennzeichen. Ab Werk das Semikolon. Ihre Datei muss dasselbe benutzen, oder Sie stellen es unter Allgemein um.

Der Status. Fehlt die Spalte, bekommt jeder neue Abonnent 0, also Inaktiv — und damit nie einen Newsletter.

Die Gruppen vorher anlegen¶

In der Spalte groups stehen Kennungen, keine Namen. Legen Sie die Gruppen unter Newsletter → Gruppen an und notieren Sie die Nummern aus der Spalte Id.

Wenn alle in dieselbe Gruppe sollen, lassen Sie die Spalte weg und wählen sie beim Import.

Der Import¶

Erst mit fünf Zeilen¶

Machen Sie eine Datei mit fünf Adressen und importieren Sie die zuerst.

Newsletter → Abonnenten → CSV-Import

Einstellung	Für den Probelauf
Bestehende E-Mail-Adressen	Überschreiben
Zielgruppen	Kommagetrennt in Spalte „groups", oder Manuell angeben
CSV-Quelldatei	Ihre Datei

Sehen Sie danach in der Abonnentenliste nach:

Stimmen Umlaute?
Stimmt der Status?
Stehen die Leute in der richtigen Gruppe?
Sind die Spalten richtig zugeordnet, oder steht der Ort im Nachnamenfeld?

Dann der Rest¶

Legen Sie vorher eine Sicherung der Datenbank an. Ein Import lässt sich nicht zurücknehmen.

Was die drei Gruppen-Möglichkeiten unterscheiden

Wahl	Bisherige Gruppen
Spalte `groups`	werden ersetzt
Manuell angeben	werden ersetzt
Manuell angeben (Gruppen ergänzen)	bleiben, die gewählten kommen dazu

Beim ersten Import ist das egal. Beim zweiten nicht.

Nach dem Import¶

1. Nachsehen¶

Wo	Worauf
Abonnentenliste, Unzugewiesene	Stehen dort viele, ist die Gruppenzuordnung nicht angekommen
Statusfilter Aktiv	Stimmt die Zahl mit Ihrer Erwartung?
Ein paar Einträge öffnen	Stehen die Felder da, wo sie hingehören?

2. Die erste Ausgabe vorbereiten¶

Schicken Sie nicht sofort den normalen Newsletter. Die erste Mail an eine übernommene Liste sollte sagen, warum sie kommt:

Sie bekommen diese Mail, weil Sie sich bei uns für den Newsletter angemeldet haben. Wir sind mit unserem Versand umgezogen; am Inhalt und an der Häufigkeit ändert sich nichts. Wenn Sie ihn nicht mehr möchten, melden Sie sich unten mit einem Klick ab.

Das kostet ein paar Abmeldungen und erspart Ihnen Spam-Meldungen — und Spam-Meldungen kosten Zustellbarkeit für alle anderen mit.

3. Die erste Ausgabe in Häppchen¶

Wenn die Liste groß ist und lange nicht benutzt wurde, gehen viele Adressen ins Leere. Ein Schwall unzustellbarer Mails auf einmal ist für den Mailserver des Empfängers ein schlechtes Zeichen.

Schalten Sie die Bounce-Verarbeitung vorher ein.
Versenden Sie die erste Ausgabe gruppenweise über mehrere Tage, wenn es mehrere tausend Adressen sind.
Sehen Sie nach jeder Gruppe in die Rückläufer.

4. Aufräumen¶

Nach der ersten Ausgabe: Die Liste sauber halten.

Der Sonderfall wpShopGermany¶

Läuft das Schwesterprodukt in derselben Installation, gibt es dafür eine Schnittstelle von der Shopseite her — Sie brauchen keinen CSV-Umweg. Sehen Sie in der Dokumentation von wpShopGermany nach oder fragen Sie im Forum.